Informativa sulla privacy | Online Language Lessons

1. Ambito di applicazione e legge applicabile

Ricotti Sisters Limited è una società registrata in Inghilterra e Galles (n. 16089144) che gestisce una scuola di lingue online per clienti in tutto il mondo. Nel trattare i tuoi dati personali rispettiamo il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR) e il Data Protection Act 2018 in quanto impresa stabilita nel Regno Unito, e il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione europea (Regolamento (UE) 2016/679) ai sensi del suo articolo 3, paragrafo 2, poiché offriamo i nostri servizi a clienti nell'Unione europea, Italia compresa, dove osserviamo il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003).

Per il contratto d'acquisto, i nostri Termini e Condizioni sono disciplinati dal diritto inglese, ma se sei un consumatore residente nell'UE o nel Regno Unito conservi tutti i diritti inderogabili di tutela del consumatore riconosciuti dalla legge del tuo Paese di residenza abituale (Regolamento Roma I, art. 6), incluso il Codice del Consumo italiano per i residenti in Italia e il Consumer Rights Act 2015 per i residenti nel Regno Unito.

2. Chi siamo

La presente informativa sulla privacy descrive come Ricotti Sisters Limited ("OLL", "noi", "nostro/a") raccoglie e utilizza i tuoi dati personali. Operiamo con il nome commerciale Online Language Lessons su onlinelanguagelessons.uk.

Forma giuridica: società a responsabilità limitata registrata in Inghilterra e Galles
Numero di registrazione: 16089144
Sede legale: 34b Worple Road, Isleworth, England, TW7 7AP
Partita IVA: GB 490 7948 42
Contatto (anche per qualsiasi domanda in materia di privacy o protezione dei dati): info@onlinelanguagelessons.uk

Siamo il titolare del trattamento dei dati personali che raccogliamo da te per le finalità indicate di seguito.

3. I dati personali che raccogliamo

Raccogliamo solo i dati necessari a fornire il servizio che hai richiesto. Ciascuna finalità di seguito indica quali dati raccogliamo, perché e su quale base giuridica.

Erogare lezioni di lingua (individuali, di gruppo, pacchetti)

Dati personali: nome, email, telefono, esito del test di livello, storico delle lezioni, indirizzo di fatturazione.
Base giuridica: (b) esecuzione del contratto.
Conservazione: durata del rapporto + 6 anni (UK Limitation Act 1980).

Elaborare il pagamento

Dati personali: nome e indirizzo di fatturazione, ultime 4 cifre della carta. Non vediamo i dati completi della carta: li elabora Stripe.
Base giuridica: (b) esecuzione del contratto.
Conservazione: 7 anni (obbligo di conservazione dei registri fiscali nel Regno Unito).

Emettere fatture e adempiere agli obblighi in materia di IVA / imposte

Dati personali: nome, indirizzo, partita IVA ove applicabile, storico dei pagamenti.
Base giuridica: (c) obbligo legale (UK Companies Act 2006, s.386; VAT Act 1994).
Conservazione: 7 anni.

Registrare le lezioni di gruppo per il recupero da parte dei compagni di classe e per le relazioni di feedback dei docenti

Dati personali: nome, video, voce, solo durante le lezioni di gruppo programmate.
Base giuridica: (f) legittimo interesse. Vedi il §4 per il bilanciamento.
Conservazione: massimo 1 mese dalla data della lezione, poi cancellazione automatica.

Aggiornamenti sul servizio e comunicazioni di marketing

Dati personali: email, nome.
Base giuridica: (a) consenso. Puoi revocarlo in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione o scrivendoci.
Conservazione: fino alla revoca del consenso o dopo 24 mesi di inattività.

Difendere o far valere pretese legali

Dati personali: tutte le categorie sopra indicate.
Base giuridica: (f) legittimo interesse.
Conservazione: fino a 6 anni (termine di prescrizione).

Selezionare docenti e personale amministrativo

Dati personali: nome, email, telefono, CV, referenze, qualifiche.
Base giuridica: (b) esecuzione del contratto, oppure (a) consenso per le candidature spontanee.
Conservazione: 12 mesi dalla chiusura della posizione, o fino a tua richiesta di cancellazione.

4. Registrazione delle lezioni: valutazione del legittimo interesse

Le lezioni di gruppo vengono registrate come funzione standard ed essenziale del servizio, affinché gli studenti che perdono una sessione possano recuperarla e affinché i docenti possano redigere relazioni di feedback personalizzate. Ci basiamo sull'articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR del Regno Unito/UE (legittimo interesse). Il nostro bilanciamento è il seguente:

Finalità: revisione per gli studenti assenti o in ritardo; ripasso per tutti i partecipanti; relazioni di feedback redatte dai docenti.
Necessità: in un contesto di gruppo condiviso, una registrazione parziale non è praticabile; l'erogazione solo in diretta priverebbe l'intera classe di ripasso e feedback. La registrazione è necessaria, non semplicemente comoda.
Bilanciamento: l'accesso è riservato ai compagni di classe iscritti e al personale autorizzato della Scuola, vincolati alla riservatezza; le registrazioni sono conservate per un massimo di 1 mese e poi cancellate automaticamente; nessuna divulgazione a terzi, nessun marketing, nessun addestramento di IA, nessuna profilazione. I partecipanti mantengono i diritti di cui agli artt. 15 (accesso), 17 (cancellazione) e 21 (opposizione).

Al momento della prenotazione di una lezione di gruppo ti chiediamo di spuntare una dichiarazione con cui prendi atto che la registrazione avrà luogo e che la conservazione è limitata a 1 mese. La dichiarazione viene registrata con data e ora, indirizzo IP e versione della presente informativa in vigore in quel momento.

Le lezioni individuali non vengono registrate.

Non raccogliamo deliberatamente categorie particolari di dati (articolo 9 del GDPR). Le registrazioni delle lezioni potrebbero incidentalmente rilevare dati relativi alla salute, all'accento o ad altre caratteristiche personali; trattiamo tutte le registrazioni come riservate secondo il medesimo regime di accesso, conservazione e diritti sopra descritto. Non utilizziamo le registrazioni per l'addestramento di IA, il marketing o la promozione esterna.

Se non puoi acconsentire alla registrazione delle lezioni di gruppo, contattaci prima di iscriverti: di norma possiamo predisporre un percorso individuale equivalente.

5. Dati dei minori

Accettiamo iscrizioni solo da persone di età pari o superiore a 18 anni. Se un genitore o un tutore legale prenota lezioni per un minore, la parte contraente è il genitore o il tutore, non il minore. Effettuando un ordine a pagamento, il genitore o il tutore:

conferma di essere titolare della responsabilità genitoriale sul minore;
fornisce un consenso genitoriale verificabile al nostro trattamento dei dati personali del minore, come richiesto dall'articolo 8 del GDPR del Regno Unito (Regno Unito: 13 anni), dall'articolo 8 del GDPR dell'UE (età predefinita 16 anni) e dall'art. 2-quinquies del Codice in materia di protezione dei dati personali (Italia: 14 anni);
prende atto della presente informativa nella versione in vigore al momento dell'acquisto.

La combinazione di (a) un ordine a pagamento effettuato con uno strumento di pagamento intestato al genitore e (b) una fase attiva di consenso al checkout ci fornisce una prova verificabile dell'autorità genitoriale: data e ora, indirizzo IP, versione dell'informativa e ID dell'ordine vengono registrati in relazione all'account del minore.

Per ciascun minore ci impegniamo a:

raccogliere solo il nome, l'età e il livello linguistico, mai i dati di contatto del minore, salvo che il genitore richieda espressamente l'invio dei materiali delle lezioni direttamente al minore;
non utilizzare mai i dati del minore per finalità di marketing;
cancellare i dati del minore entro 12 mesi dall'ultima lezione, o prima su richiesta del genitore.

I genitori e i tutori possono esercitare tutti i diritti di cui al §10 per conto del minore. Per farlo, scrivi a info@onlinelanguagelessons.uk. Se ritieni che deteniamo i dati di un minore senza autorità genitoriale, contattaci e li cancelleremo senza indugio.

6. Con chi condividiamo i tuoi dati

Ci avvaliamo dei seguenti responsabili del trattamento per erogare il servizio. Ciascuno è vincolato da un accordo scritto sul trattamento dei dati e tratta i tuoi dati solo secondo le nostre istruzioni.

Stripe Payments Europe Ltd: elaborazione dei pagamenti per i clienti UE/Regno Unito. Sede: Irlanda (UE).
WooCommerce (self-hosted sul nostro server WordPress): piattaforma e-commerce sulla nostra stessa infrastruttura. Sede: Regno Unito.
Vercel Inc.: hosting del sito web e archiviazione dei media su Vercel Blob. Sede: regioni UE (Francoforte / Dublino).
Zoom Video Communications, Inc.: erogazione video e registrazione delle lezioni di gruppo in diretta. Sede: Stati Uniti (opzione di residenza dei dati nell'UE attivata per il nostro account).
Resend (Plus Five Five, Inc.): consegna delle email transazionali: conferme di prenotazione, messaggi del modulo di contatto e risultati del test di livello. Sede: Stati Uniti.
Docenti di lingua autonomi: erogazione delle lezioni. Sede: Regno Unito e SEE (Italia, Spagna, ecc.).

Una copia di qualsiasi accordo sul trattamento dei dati è disponibile su richiesta all'indirizzo info@onlinelanguagelessons.uk.

7. Trasferimenti internazionali

I tuoi dati personali sono trattati nel Regno Unito e nello Spazio economico europeo (SEE). Entrambe le giurisdizioni offrono una protezione equivalente ai sensi, rispettivamente, del GDPR del Regno Unito e del GDPR dell'UE, e il Governo del Regno Unito ha adottato una decisione di adeguatezza a favore del SEE: pertanto i trasferimenti tra Regno Unito e SEE non richiedono garanzie aggiuntive.

Due dei nostri responsabili del trattamento hanno sede negli Stati Uniti:

Zoom fornisce l'infrastruttura video per le nostre lezioni di gruppo in diretta. Abbiamo attivato l'opzione di residenza dei dati nell'UE di Zoom affinché i contenuti delle riunioni (video, audio, chat, registrazioni) siano trattati in data center dell'UE, sebbene una piccola quantità di metadati operativi possa comunque transitare verso i sistemi statunitensi di Zoom.
Resend gestisce l'invio delle nostre email transazionali: conferme di prenotazione, messaggi del modulo di contatto e risultati del test di livello. L'indirizzo email del destinatario e il contenuto del messaggio sono trattati negli Stati Uniti.

Entrambi i fornitori aderiscono al Data Privacy Framework UE–USA e alla sua estensione per il Regno Unito. Come garanzia principale, il nostro accordo sul trattamento dei dati con ciascun fornitore integra inoltre le clausole contrattuali tipo della Commissione europea insieme all'addendum del Regno Unito (International Data Transfer Addendum).

Qualora in futuro adottassimo un altro responsabile del trattamento con sede al di fuori del Regno Unito / SEE, aggiorneremo la presente informativa e predisporremo la garanzia appropriata. Puoi richiedere una copia di qualsiasi garanzia all'indirizzo info@onlinelanguagelessons.uk.

8. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo un numero limitato di cookie essenziali, necessari al funzionamento del sito (sessione, carrello, login). Questi non richiedono il tuo consenso.

Utilizziamo inoltre cookie non essenziali, per le analisi (Google Analytics 4 tramite Google Tag Manager) e per ricordare le tue preferenze. Questi si attivano solo dopo che hai prestato il consenso tramite il banner dei cookie. Puoi modificare la tua scelta in qualsiasi momento tramite il link "Impostazioni cookie" nel piè di pagina.

Per l'elenco completo, consulta la nostra Cookie Notice.

9. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

Vedi la colonna sulla conservazione al §3. In sintesi:

Documenti fiscali/finanziari: 7 anni (requisiti HMRC; UK Companies Act 2006, s.386).
Dati contrattuali (storico prenotazioni, livello): 6 anni dalla cessazione del rapporto (UK Limitation Act 1980).
Registrazioni delle lezioni di gruppo: massimo 1 mese dalla data della lezione.
Consenso al marketing: fino alla revoca o dopo 24 mesi di inattività.
Dati di selezione del personale: 12 mesi dalla chiusura della posizione, salvo tua richiesta di cancellazione anticipata.

10. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR del Regno Unito e dell'UE hai il diritto di:

Accedere ai dati personali che deteniamo su di te;
Rettificare i dati inesatti o incompleti;
Cancellare ("diritto all'oblio") i dati personali in determinate circostanze;
Limitare il trattamento dei tuoi dati;
Opporti al trattamento basato sul legittimo interesse o al marketing diretto;
Portabilità: ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
Revocare il consenso in qualsiasi momento, ove il consenso sia la nostra base giuridica;
Non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che ti riguardi in modo significativo (attualmente non utilizziamo tale processo decisionale automatizzato).

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, scrivi a info@onlinelanguagelessons.uk. Risponderemo entro un mese di calendario (prorogabile di ulteriori 2 mesi per richieste complesse, nel qual caso te ne spiegheremo il motivo). Prima di rispondere potremmo chiederti una prova della tua identità.

Non è previsto alcun costo per una richiesta relativa ai diritti, salvo che sia "manifestamente infondata o eccessiva" (nel qual caso te lo comunicheremo).

11. Come presentare un reclamo

Se non sei soddisfatto del modo in cui abbiamo trattato i tuoi dati, contattaci per primo: cercheremo di risolvere la questione.

Se rimani insoddisfatto, hai il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo:

Regno Unito: Information Commissioner's Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF · 0303 123 1113 · ico.org.uk/make-a-complaint.
Italia: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11, 00187 Roma · garanteprivacy.it.
Altri Paesi del SEE: la tua autorità nazionale per la protezione dei dati.

12. Modifiche alla presente informativa

Rivediamo la presente informativa almeno una volta all'anno. La data di "ultimo aggiornamento" indicata in cima a questa pagina segnala la versione corrente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email ai clienti con un account attivo.